「初めての社員旅行の幹事を任されて、どうすればわからない」

このように悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

社員旅行の計画は、上司や各部署への配慮など一般の旅行とは異なる点が多く、特に初めての場合は戸惑うことがあるでしょう。

そこで、この記事では、初めての社員旅行幹事に必要な準備から当日までの仕事を徹底解説します。予算作成から目的地選定、当日の進行管理、旅行後のフォローアップまで社員旅行の幹事がスムーズに社員旅行を行うための方法などについても掲載しています。

初めて社員旅行を任された幹事の方は、ぜひ参考にしてください。

社員旅行の計画立案

 社員旅行は企業文化の強化やチームワークの向上に役立つ重要なイベントです。目的を円滑に達成するためには、綿密な計画を立てることが重要になります。

 

社員旅行における計画立案の順番は以下の通りです。

 

1.社員旅行についてのアンケート実施

2.予算作成

3.目的地と日程の選定

4.移動時間の確認

 

一つずつ解説します。

 

社員旅行についてのアンケート実施

社員旅行の計画立案する際の第1歩は、社内でアンケートを実施することです。アンケートを実施することで、参加者の意向を把握することができます。

アンケートでは、行きたい場所、やりたいことなどを具体的に質問しましょう。そうすることで参加者の期待や要望を反映させたプランを作ることができます。

また、アンケートを実施する際には期限を設定し、早めに結果を集め、分析することで、最適な旅行プランの設計が可能になります。

 

予算作成

社員旅行計画の２つ目は、予算作成です。会社の予算や参加費を基に総予算を設定し、交通費、宿泊費、食事代などの細かい費用を算出します。

予算設定をする際のポイントは、予算に余裕を持たせることです。ギリギリの予算設定にしてしまうと、予期せぬ出費があると赤字になってしまいます。予期せぬ出費に柔軟に対応するためにも、余裕のある予算作成を行いましょう。

 

目的地と日程の選定

社員の希望や予算設定が終わると、目的地と日程を選定します。

アンケート結果をもとに、季節やイベントも考慮に入れた目的地を選びます。そして、できるだけ多くの社員が参加できるように日程を調整します。業務が忙しい時期に社員旅行を設定するとクレームにつながる可能性があるので注意が必要です。各部署に確認をした上で日程調整すると良いでしょう。

また、旅行の日程を早めに通知することで、仕事を調整しやすくなり、多くの社員が参加しやすくなります。

 

移動時間の確認

最後に移動時間や移動方法などについて確認をします。せっかく予算や場所を決めても移動時間が長すぎると、移動疲れにより旅の楽しさが減ってしまうかもしれません。移動時間に無理がないかをチェックすることは社員旅行において重要なポイントです。

 

旅行の予約と手配

社員旅行の計画立案をおこなったら、具体的な予約と手配に入ります。

社員旅行で必要な予約と手配は以下の通りです。

 

・運転手付きバスの予約

・宿泊施設の予約

・食事の予約

・アクティビティの予約

 

運転手付きバスの予約から宿泊施設、食事、そしてアクティビティの予約について解説します。

 

運転手付きバスの予約

運転手付きのバスで社員旅行をするならロケバスがおすすめです！人数や荷物の量に合わせて最適な車両を選ぶことで、社員旅行が快適なものになるでしょう。飛行機、新幹線などに比べてコスト削減が期待できるのも重要なポイントです。

 

宿泊施設の予約

次に、宿泊施設の予約です。参加者の数や目的に応じた宿泊施設を選びます。宿泊施設を選ぶ際には、泊まる部屋だけでなく、共有スペースも確認しておきましょう。共有スペースがあれば、社員間のコミュニケーションの促進につながるでしょう。

 

食事の予約

食事は旅行のなかでも重要な要素の一つです。地元の特産品が楽しめるレストランなど旅ならではの食事が楽しめる場所を選びましょう。食事を予約する際には、座席のレイアウトも確認しておくことが大切です。あらかじめ座席レイアウトを把握しておくことで、社員の座席表を作成することが可能になります。

また、食物アレルギーなども忘れずに伝えましょう。

 

アクティビティの予約

アンケート結果をもとにアクティビティの決定し予約を行います。事前に参加者の健康状態などを考慮して、無理のないスケジュールを組みましょう。

 

当日の進行管理

当日の進行管理は、スムーズに旅行をすすめるために重要な役割を果たします。

当日の進行管理における要点は以下の通りです。

 

・スケジュール管理

・旅行中のコミュニケーション活性

・緊急事態への備え

 

一つずつ解説します。

スケジュール管理

社員旅行の成功にはスケジュール管理が欠かせません。移動時間やアクティビティ、食事などのタイムテーブルを明確にし、必要に応じて調整します。時間が遅れているからといって、せかしてばかりでは旅行を楽しむことができません。時間の遅れなどに対して柔軟に対応することで、参加者全員がリラックスして楽しめるようにします。

 

旅行中のコミュニケーション活性

社員旅行の目的の一つにチームワークの強化があげられます。そのため旅行中のコミュニケーション活性化は重要です。参加者間での交流を促進するためのゲームや話題提供、意見交換の時間を設けるなど、コミュニケーションが活発になるように促しましょう。

 

緊急事態への備え

天候や事故、急病人など想定外の状況に迅速に対応するために、緊急事態への備えも重要です。常に天気予報を確認したり、参加者の健康情報を把握したりすることに務めましょう。また、救急キットの準備や、最寄りの医療機関の情報を把握しておくことも、安全確保のために役立ちます。

 

旅行後のフォローアップ 

社員旅行が無事に終了した後も、フォローアップが必要です。アンケートで感想を集めたり、写真などで思い出を共有したり、そして次回への改善策の検討などをしましょう。

 

アンケートによる旅行の感想の収集

旅行が終了した後、参加者に対してアンケートを実施し、感想やフィードバックを収集します。良かった点、改善が必要な点などを具体的に知ることで、次回へつなげます。

 

参加者と思い出の共有

社員旅行の楽しい思い出は、社員同士の絆を深めるためのツールになります。写真や動画を社内の共有サイトなどを利用し、後々まで楽しめるようにしましょう。

 

次回の改善策

次回の社員旅行へ向けての改善策を検討することも大切です。集めたアンケートをもとに、何がうまくいったのか、どこが改善が必要なのかを分析しましょう。

旅行直後に振り返ることで、正確な情報が集まり次回の計画立案をしやすくなるでしょう。

 

まとめ

社員旅行の計画は、初めての場合は特に不安になるかもしれません。しかし、しっかりとした準備と計画を立てればスムーズに進めることができるでしょう。

 

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